Política de Privacidad

Introducción y alcance

En Brainfunnels™ reconocemos la importancia de proteger la privacidad de las personas que visitan nuestro sitio web, solicitan información, participan en sesiones de diagnóstico comercial o utilizan nuestras experiencias digitales.

Esta Política de Privacidad explica qué datos personales recopilamos, con qué finalidades los utilizamos, cómo los gestionamos, quiénes pueden acceder a ellos y cómo pueden las personas ejercer sus derechos.

Se aplica a las interacciones que impliquen tratamiento de datos personales mediante nuestro sitio web, formularios, sistemas de reservas, comunicaciones electrónicas, asistentes virtuales y herramientas digitales vinculadas con Brainfunnels.

El tratamiento de los datos se realizará conforme a la legislación aplicable, especialmente la Ley N.º 8968 de Costa Rica y su normativa reglamentaria.

Responsable del tratamiento

• Responsable: Aylin Méndez Campos, persona física que opera bajo el nombre comercial Brainfunnels™.
• Ubicación de operaciones: Alajuela, Costa Rica.
• Modalidad de operación: Digital y remota, sin establecimiento comercial abierto al público.
• Sitio web: https://firma.brainfunnels.com
• Correo oficial: info@brainfunnels.com

Para ejercer derechos relativos a datos personales o realizar consultas sobre privacidad, puede escribir al correo electrónico indicado.

Datos personales que recopilamos

Según la interacción realizada, Brainfunnels puede recopilar:

• Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, WhatsApp y otros datos proporcionados voluntariamente.
• Información empresarial y comercial: nombre del negocio, actividad comercial, productos o servicios, sitio web, redes sociales, principales desafíos, canales de captación, métodos de seguimiento, herramientas comerciales y objetivos de mejora.
• Datos de reservas: fecha y horario seleccionados, estado de la cita, información proporcionada en el formulario, confirmaciones y comunicaciones relacionadas.
• Datos de comunicaciones: mensajes enviados por correo electrónico, WhatsApp, formularios, conversaciones con asistentes virtuales y otros canales habilitados.
• Información de sesiones: notas de diagnóstico y, cuando exista autorización específica, grabaciones de audio o video de reuniones.
• Datos técnicos: información básica de conexión, dispositivo, navegador, interacciones y tecnologías de seguimiento que estén efectivamente habilitadas en el sitio.

No solicitamos intencionalmente datos personales sensibles, credenciales, contraseñas, datos bancarios ni documentos de identidad mediante los formularios públicos de diagnóstico.

Recomendamos no incluir esta información en campos de texto, chats o documentos enviados espontáneamente.

Finalidades del tratamiento

Utilizamos los datos personales para las siguientes finalidades, según corresponda:

• Atender solicitudes: responder preguntas, proporcionar información y mantener las comunicaciones iniciadas por los visitantes.
• Gestionar el Diagnóstico Comercial Inicial: conocer el contexto del negocio, preparar la reunión, comprender sus desafíos y dar seguimiento a los acuerdos o próximos pasos solicitados.
• Administrar citas: organizar reservas, enviar confirmaciones, recordatorios, enlaces de acceso y avisos sobre cambios o cancelaciones.
• Gestionar relaciones comerciales: registrar prospectos y clientes, organizar oportunidades, preparar propuestas y dar continuidad a conversaciones comerciales pertinentes.
• Documentar reuniones: conservar notas y, únicamente con autorización específica, grabaciones destinadas a documentar información compartida, apoyar la continuidad de una posible relación comercial, evaluar la calidad de la atención y mejorar procesos internos.
• Prestar servicios contratados: utilizar la información necesaria para ejecutar, administrar y dar seguimiento a los servicios que se acuerden.
• Proteger nuestras herramientas: prevenir incidentes, detectar usos indebidos y mantener la seguridad operativa.
• Mejorar nuestras experiencias digitales: evaluar el funcionamiento de formularios, páginas, procesos y servicios utilizando información obtenida legítimamente.
• Enviar comunicaciones promocionales: compartir contenidos, novedades, newsletters y promociones únicamente cuando exista la autorización correspondiente.

No utilizaremos información recopilada para una finalidad determinada con fines incompatibles sin cumplir previamente los requisitos legales aplicables.

Consentimiento y carácter de la información solicitada

• Cuando corresponda, solicitaremos consentimiento previo, informado, expreso y específico para tratar datos personales.
• Los formularios distinguirán los campos obligatorios de los opcionales.
• Los datos de identificación y contacto necesarios para responder solicitudes o gestionar reservas podrán establecerse como obligatorios. Si no se proporcionan, podría resultar imposible completar la gestión mediante el formulario.
• La información complementaria del negocio se utilizará para preparar mejor la sesión, de acuerdo con las finalidades informadas.
• El consentimiento para gestionar una solicitud no implica autorización automática para grabar reuniones o recibir campañas promocionales.
• Estas decisiones se solicitarán por separado y podrán aceptarse o rechazarse independientemente.
• El consentimiento podrá revocarse conforme a la legislación aplicable, sin efectos retroactivos sobre tratamientos realizados legítimamente con anterioridad.

Asistentes virtuales e inteligencia artificial

• Brainfunnels puede ofrecer asistentes virtuales, incluido Lyn, para responder consultas, presentar información y orientar a los visitantes sobre nuestros servicios.
• Cuando estas funcionalidades estén activas, las consultas podrán procesarse mediante tecnologías de inteligencia artificial y proveedores necesarios para su funcionamiento.
• Las respuestas automatizadas pueden contener errores o limitaciones y no constituyen compromisos contractuales, diagnósticos definitivos ni garantías de resultados.
• Las conversaciones podrán conservarse en los sistemas correspondientes cuando esa funcionalidad esté habilitada y configurada.
• No recomendamos compartir mediante estos asistentes información sensible, confidencial o de terceros que no sea necesaria para la consulta.
• La implementación de funcionalidades adicionales de IA que impliquen nuevas finalidades de tratamiento requerirá las revisiones e informaciones correspondientes.

Grabación opcional de sesiones

Brainfunnels puede ofrecer la posibilidad de grabar sesiones de Diagnóstico Comercial Inicial y otras reuniones profesionales.

La grabación tiene las siguientes finalidades:

• Documentar la información comercial compartida.
• Evitar la pérdida de antecedentes relevantes.
• Facilitar la continuidad de una posible relación profesional.
• Revisar la calidad de la atención.
• Mejorar los procesos internos y los servicios.

• Antes de realizarla, solicitaremos una autorización específica. La persona puede reservar y participar en la sesión sin aceptar la grabación.
• No iniciaremos una grabación si falta la autorización correspondiente de los participantes cuya voz o imagen pueda registrarse.
• La autorización podrá retirarse antes de la reunión o durante su desarrollo. En ese caso, se detendrá la grabación y se evaluarán las solicitudes relacionadas con el contenido ya registrado conforme a la legislación aplicable.
• Las grabaciones no se publicarán como testimonios, materiales promocionales ni contenido para redes sociales sin la autorización adicional correspondiente.
• Tampoco se utilizarán para entrenar modelos de inteligencia artificial con fines distintos de los informados sin cumplir los requisitos aplicables.
• El acceso a las grabaciones se limitará a las personas autorizadas para las finalidades indicadas.

La grabación es opcional.

Comunicaciones por correo, WhatsApp y SMS

• Brainfunnels utiliza o podrá habilitar, según su configuración operativa, correo electrónico, WhatsApp y SMS para comunicarse con prospectos y clientes.
• Las comunicaciones vinculadas directamente con una solicitud pueden incluir respuestas, confirmaciones, recordatorios, información sobre una cita y mensajes necesarios para gestionar una relación activa.
• Las comunicaciones promocionales, como newsletters, ofertas o campañas informativas, se realizarán cuando exista la autorización correspondiente.
• La suscripción a comunicaciones promocionales es opcional y no constituye una condición para reservar el Diagnóstico Comercial Inicial.
• Las personas podrán solicitar la cancelación de este tipo de comunicaciones mediante los mecanismos disponibles o escribiendo a info@brainfunnels.com.
• La retirada de la autorización promocional no impide necesariamente el envío de comunicaciones necesarias para atender una reserva o servicio activo.

Sistemas de gestión y proveedores tecnológicos

• Brainfunnels utiliza Brainfunnels OS para apoyar la administración de información comercial, contactos, formularios, reservas y determinados procesos operativos.
• También utiliza servicios de Google, incluidos Google Calendar y Google Meet, para la organización de reuniones y videollamadas.
• Según las funcionalidades efectivamente habilitadas, pueden intervenir proveedores de alojamiento, correo electrónico, mensajería, automatización o inteligencia artificial.
• Estos proveedores pueden tratar información necesaria para prestar los servicios contratados, sujetos a las condiciones y garantías aplicables.
• Brainfunnels podrá incorporar posteriormente otras herramientas, como Supabase o servicios de analítica y medición. Su posible utilización futura no significa que actualmente estén recibiendo los datos recopilados mediante el sitio.
• Antes de incorporar herramientas que impliquen nuevas finalidades, destinatarios o tratamientos relevantes, se revisará y actualizará la información de privacidad correspondiente.

Acceso a los datos y transferencias

• Podrán acceder a la información, en la medida necesaria, la responsable de Brainfunnels, las personas expresamente autorizadas para participar en la operación y los proveedores tecnológicos que intervengan legítimamente en la prestación de sus servicios.
• No comercializamos bases de datos personales ni compartimos información con terceros para que realicen sus propias campañas publicitarias sin la autorización correspondiente.
• Cuando exista una comunicación o transferencia de datos a otro responsable, se cumplirán las condiciones exigidas por la legislación aplicable.
• El acceso de proveedores que actúen como encargados del tratamiento se gestionará conforme a la naturaleza de sus funciones y las obligaciones correspondientes.

Tratamiento internacional

• Determinados proveedores tecnológicos pueden utilizar infraestructura, personal o servicios ubicados fuera de Costa Rica.
• Cuando el tratamiento de información personal implique acceso o procesamiento internacional, Brainfunnels procurará identificar las operaciones correspondientes y aplicar los mecanismos, garantías y autorizaciones exigidos por la normativa aplicable.
• Los proveedores utilizados y sus condiciones de tratamiento serán revisados conforme se habiliten nuevas funciones o integraciones.

Conservación de la información

Brainfunnels conservará los datos personales durante el tiempo razonablemente necesario para las finalidades que motivaron su recopilación, la atención de solicitudes, la gestión de relaciones comerciales y el cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

Se aplicarán criterios diferenciados:

• Prospectos sin contratación: sus registros se revisarán periódicamente para eliminar o anonimizar información que haya dejado de ser necesaria.
• Clientes: la información pertinente podrá conservarse durante la relación profesional y posteriormente por los plazos que resulten necesarios o legalmente exigibles.
• Grabaciones: se conservarán durante un período limitado, conforme a la finalidad autorizada y a la política interna de retención que Brainfunnels establezca.
• Comunicaciones promocionales: la retirada del consentimiento dará lugar al cese de los envíos correspondientes y al tratamiento de los datos conforme a las obligaciones de conservación aplicables.
• Registros técnicos: se conservarán durante el período necesario para su finalidad operativa, de seguridad o cumplimiento.

No se establece una conservación general e indefinida de toda la información personal.

Los datos que dejen de ser necesarios serán eliminados, anonimizados o tratados de otra manera legalmente procedente, teniendo en cuenta las obligaciones aplicables y las limitaciones técnicas razonables de los sistemas de respaldo.

Seguridad y confidencialidad

• Brainfunnels adoptará medidas técnicas y organizativas razonables, proporcionales a sus operaciones y riesgos, para proteger la información personal.
• Estas medidas pueden incluir control de accesos, gestión segura de credenciales, restricciones de permisos, protección de cuentas y uso responsable de proveedores tecnológicos.
• Las personas autorizadas para acceder a información personal deberán respetar su confidencialidad.
• Aunque se apliquen medidas de seguridad, ningún entorno tecnológico puede garantizar la eliminación absoluta de riesgos.
• Si se presenta un incidente que comprometa datos personales, se aplicarán las medidas de respuesta y comunicación legalmente exigibles.

Cookies y tecnologías similares

• El sitio puede emplear tecnologías necesarias para su funcionamiento, seguridad o mantenimiento de determinadas preferencias.
• También podrían incorporarse herramientas de analítica, publicidad o medición, como Google Analytics, Google Tag Manager o Meta Pixel, cuando se decida habilitarlas.
• La inclusión de estos nombres en esta política no implica que todas esas herramientas se encuentren actualmente activas.
• Antes de utilizar tecnologías no esenciales de seguimiento, se identificarán sus finalidades y se implementarán los avisos o mecanismos de consentimiento que resulten exigibles.
• La información específica sobre cookies podrá complementarse mediante un aviso o una política de cookies cuando corresponda.

Derechos de las personas titulares

Las personas titulares de los datos personales pueden ejercer los derechos reconocidos por la legislación costarricense, incluyendo, cuando correspondan:

• Acceder a la información personal que Brainfunnels mantenga sobre ellas.
• Conocer las finalidades y usos de esa información.
• Solicitar la rectificación o actualización de datos inexactos.
• Solicitar la eliminación o supresión de datos cuando resulte legalmente procedente.
• Revocar el consentimiento otorgado, cuando corresponda.
• Oponerse a determinados tratamientos o solicitar su limitación cuando sea aplicable.

• La solicitud debe permitir identificar razonablemente a la persona interesada y comprender la gestión requerida.
• Brainfunnels podrá solicitar una verificación proporcionada de identidad para proteger la información frente a accesos o modificaciones no autorizadas.
• Las solicitudes comprendidas en el artículo 7 de la Ley N.º 8968 se resolverán, según corresponda, dentro del plazo legal de cinco días hábiles desde su recepción.
• El ejercicio de estos derechos será gratuito en los términos establecidos por la ley.
• Las personas interesadas también podrán acudir ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (ProdHab) cuando corresponda.

Para ejercer estos derechos, pueden enviar una solicitud a: info@brainfunnels.com

Información de terceros y menores de edad

• Los formularios comerciales de Brainfunnels están destinados principalmente a personas adultas y representantes de negocios.
• No solicitamos intencionalmente información personal de menores de edad mediante nuestros formularios de diagnóstico.
• Quien proporcione información de otras personas deberá contar con la autorización o fundamento legal pertinente para hacerlo.
• Recomendamos evitar el envío de listados completos de clientes, datos confidenciales o información personal de terceros cuando no sea indispensable.

Actualizaciones

• Esta Política de Privacidad podrá modificarse para reflejar cambios operativos, tecnológicos, contractuales o legales.
• Las versiones actualizadas se publicarán en este sitio, indicando la fecha correspondiente.
• Cuando un cambio implique nuevas finalidades o requiera un consentimiento adicional, se adoptarán los mecanismos aplicables antes de realizar el tratamiento correspondiente.

Contacto y legislación aplicable

Esta política se rige por la legislación aplicable de Costa Rica, particularmente la Ley N.º 8968 y su Reglamento.

Para consultas o solicitudes relacionadas con la privacidad:

• Aylin Méndez Campos
• Responsable de Brainfunnels™
• Alajuela, Costa Rica
• Correo electrónico: info@brainfunnels.com
• Sitio web: https://firma.brainfunnels.com